Чуковенков А.Ю., кандидат исторических наук.
Существует 3 основных способа подписания документа. Подпись может быть собственноручной, факсимильной или же электронной цифровой. Поговорим об одном из этих видов – о факсимильной подписи применительно к делопроизводству.
В энциклопедиях факсимиле трактуют так: клише-печать, воспроизводящая подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). В законах отсутствует определение понятия «факсимиле». Но все же оно встречается в некоторых инструкциях и положениях. Например, Инструкция № 130 (от 06.02.2007) о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. В Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555, факсимиле определяется как точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи.
Если факсимильная подпись очень высокого качества, то она практически не отличается от сделанной собственноручно подписи. В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Однако указанное утверждение, на наш взгляд, является излишне оптимистичным. На практике дело обстоит куда сложнее.
Какова логика появления факсимиле? Зачем понадобилось использование факсимильной подписи? Основные причины всего две. Во-первых, это большой объем документооборота в организации. Руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись. Во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть обязательно подписаны документы.
Естественно существуют правовые риски при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, сопровождающими использование гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?
Каков правовой статус факсимильной подписи? Какая нормативная база существует по этому вопросу? При ответе на эти вопросы, как правило, ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации. Исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом; во-вторых, по соглашению сторон, т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор в обязательном порядке.